Te gustaría aumentar tu productividad personal para entregar o terminar los proyectos a tiempo. Entonces te invito a leer detalladamente este artículo en donde compartiré contigo algunos trucos secretos y herramientas que te ayudarán a tener una buena administración del tiempo.
Desde luego con esto no pretendo ser un experto en productividad. Si no, una persona que al igual que tú también busca las mejores técnicas para la gestión, el tiempo, creación de lista de tareas, solución, problemas y otra clase de cosas que surgen cuando uno se encuentra trabajando en un proyecto.
Con estas necesidades latentes. Al pasar de los años he encontrado algunas herramientas y trucos que me han ayudado a ser más productivo. Logrando así que pueda cumplir con los plazos de entrega de proyectos escolares, laborales, ministeriales y personales.
Los mejores trucos para aumentar tu productividad personal
Con el término hacks haré referencia a una serie de trucos, secretos o atajos que personalmente utilizo en mí día a día para aumentar mi productividad personal. Pues al perder el enfoque puedo pasar un buen número de horas realizando varias tareas que al final solo suman un montón de tareas a medias. De allí que me es necesario implementar cada uno de los hacks que comparto.
Y es que aplicar estos trucos estoy seguro de que ya no te sentirás abrumado cuando tengas una buena cantidad de proyectos. Los cuales debas entregar en unas pocas semanas.
Aplica ya estos 8 trucos secretos para mejorar tu productividad personal y comienza a ver los cambios en poco tiempo. Clic para tuitearConsigue un planificador semanal y un calendario 2023
Tener un planificador semanal y un calendario mensual puede ser una buena manera de distribuir las tareas pendientes a lo largo de la semana. A fin de poder administrar mejor tu tiempo en el trabajo.
Lo que me gusta de usar un planificador semanal es que me permite distribuir las tareas a lo largo de 5 o 6 días. Siendo así que evito sentirme presionado al ver una larga lista de tareas pendientes que debo realizar.
En el caso del calendario mensual, este me permite tener una visión a largo plazo de los proyectos. Lo que me facilita saber cuáles son los que están próximos a vencer. Y cuáles son los proyectos en los que todavía tengo aún un par de semanas para terminarlos.
Con esta información puedo atacar de manera precisa las tareas más urgentes. Para así continuar más adelante con aquellas tareas en las que tengo más tiempo disponible.
Tanto el calendario como el planificador semanal pueden ser de gran ayuda en la resolución de problemas. Por lo que tendrás la opción de establecer un día entero para solucionar un determinado problema que hasta la fecha ha retrasado, él avanza de tu proyecto.
En caso de que no dispongas de un planificador o calendario. No tienes por qué salir a comprar uno. Ya que en este blog he elaborado dos completas colecciones donde podrás encontrar y descargar gratis planificadores semanales y calendarios 2022.
Elabora una lista de pendientes
La lista de pendientes o lista de verificación es una manera bastante visual para mantener el enfoque. Pues una vez realizada la misma sabrás con exactitud que tareas debes realizar. Lo que te permitirá aprovechar al máximo tu tiempo en la oficina o en casa.
Desde luego puede que mientras estés trabajando recuerdes otro pendiente. Siendo así que para evitar que esto obstaculice tu productividad, lo que tendrás que hacer es anotar la misma dentro de tu lista de pendientes. Para así poder hacer dicha tarea más adelante.
Si en dado caso la tarea es muy urgente y te comienza a abrumar el hecho de que aún no la has hecho. Entonces te recomiendo hacer una pausa en tú trabaja y enfócate únicamente en esa tarea. Con el objetivo de terminar la misma cuanto antes. Para así continuar trabajando en tu lista de pendientes o lista de chequeo.
Eso sí, ten cuidado de no procrastinar. Ya que si siempre estás pausando tu trabajo para efectuar una tarea urgente. Tu avance en los proyectos será muy lento. Lo que puede que te ocasione tensión, nerviosismo y frustración.
Si desea sacar el máximo provecho de tu lista de pendientes. Te recomiendo el uso de la metodología Kanban. Que también es conocida como tablero de tareas o sistema de tarjetas.
Hasta la fecha la metodología Kanban es para mí la forma más eficaz de ver el proceso y evolución de cada uno de los proyectos en los que trabajo. De allí que si desea conocer como es la gestión del tiempo con esta metodología te invito a buscar un videotutorial.
Establece una fecha límite para cada proyecto
Para optimizar tu gestión del tiempo como todo un profesional. Es importante que establezca una fecha límite para el cumplimiento de cada uno de tus proyectos. Ya que esto te permitirá avanzar o dar prioridad a todos aquellos proyectos que estén próximos a vencer.
Para evitar cualquier tipo de complicación procura que las fechas de vencimiento de cada proyecto tengan al menos dos o tres días de distancia. Puesto que si te atrasas en la entrega de un proyecto. Tendrás la opción de trabajar dos o más días antes de que llegue otra fecha de entrega.
Aprovecha tus momentos de productividad personal
A lo largo del día todos tenemos unas cuantas horas en las cuales solemos ser más productivos. Ya sea por la mañana, en la tarde o durante la noche. Este par de horas son un buen momento para enfocarnos y trabajar a máximo velocidad. Logrando así concretar las tareas pendientes mucho más rápido.
Lo que te recomiendo es primer evaluar a qué hora eres más productivo. Y una vez lo descubras, el siguiente paso será aprovechar esa hora o par de horas para realizar todas aquellas tareas que te demanden un esfuerzo mental o físico.
Al poner en práctica esto mejorarás la gestión de tus proyectos, aumentarás notablemente tu productividad personal y dispondrás de más tiempo libre.
No temas utilizar notas adhesivas como un recordatorio
Si trabajas muchas horas frente al ordenador. Las notas adhesivas pueden ser una buena manera de recordar tareas pendientes que debas hacer.
En mi caso no me considero un gran amigo de los post-its que se pegan en el monitor. Sin embargo, a veces los he utilizado. Por lo que puedo dar fe que esta técnica funciona muy bien como recordatorios. Sobre todo si tu mesa se trabaja siempre está llena de papeles y te resulta fácil perder tu planificador semanal, tu lista de tareas pendientes o tu calendario 2022.
Por supuesto ten presente que al finalizar el día tendrás que remover los post-its de todas las tareas que hayas acabado. Para que quede frente a ti únicamente las tareas en las que continuarás trabajando al día siguiente.
Delega tareas para hacer una gestión eficaz del tiempo
Para una gestión eficaz del tiempo es muy importante que aprendas a delegar tareas y responsabilidades a tus colaboradores o compañeros de trabajo. Ya que muchas veces ellos pueden realizar ciertas tareas en un lapso de tiempo menor. Lo que favorece positivamente al avance del proyecto.
Sin lugar a dudas, aprender a delegar es una parte crucial de un buen liderazgo. Pues si intentas hacer todo por ti mismo, es probable que llegue la fecha de entrega y todavía el trabajo este sin terminar.
Claro está que con esto me refiero a toda clase de proyectos. Pues para organizar un evento hace falta un equipo de trabajo. Lo mismo sucede al hacer una capacitación, conferencia o taller.
Quien no aprende a delegar rara vez descubre cómo solucionar problemas de forma efectiva. Pues cuando se trabaja en solitario los problemas se suelen acumular. Pero cuando trabajas en equipo puedes distribuir la resolución de problemas entre distintos colaboradores, lo que permite que el trabajo siga adelante.
Haz a un lado lo que obstaculiza tu productividad personal
Este es quizás el hack de productividad más extremo. Pero también es uno de los más productivos. Ya que te ayuda a enfocarte en tus metas y tareas pendientes. Para que puedas terminar tus proyectos laborales, escolares y ministeriales cuanto antes.
Si eres de las personas a las que les gusta estar al tanto de las redes sociales y esto no es parte de tu trabajo. Entonces podrías apagar por un par de horas tu móvil o desconectar tu equipo de la red empresarial. Esto con el objetivo de concentrar tu esfuerzo en la tarea que tienes delante de ti.
En caso de que no puedas darte el lujo de estar desconectado de Internet. Algo que puedes hacer es colocar las notificaciones de tu computadora, móvil o tableta en silencio. Para que puedas seguir trabajando tranquilamente y una vez hayas terminado tus tareas. Ya podrás proceder a responder mensajes, menciones en redes sociales, etc.
El control de impulsos es muy importante aquí. Ya que si estás acostumbrado a revisar las redes sociales cada cierto tiempo. Al principio te costará un poco dejar esto de lado esto y enfocarte en tus tareas. Pero una vez te acostumbres llegarás a descubrir lo que es la gestión eficaz del tiempo.
Aprovecha al máximo tu tiempo libre
Cuando se tienen varios proyectos entre manos es fácil sentirse abrumado y estresado. Por lo que si tienes algo de tiempo libre te recomiendo: tomar descanso, salir a pasear, practicar tu deporte favorito, ver una película, escuchar música o realizar toda aquella actividad que te saquen de la rutina y que te permita desconectarte de tus responsabilidades académicas, laborales o ministeriales.
Debo decir que para mí esto es algo que me cuesta un poco. Pues suelo ser un tanto trabajólico. Sin embargo, he descubierto que cada vez que tomo un tiempo fuera en mi trabajo. Regreso con nuevas fuerzas, más ganas de seguir adelante y con nuevas ideas.
Claro está que no estoy hablando de tomarte un descanso el fin de semana. Ya que eso es innegable. Si no más bien aprovechar el tiempo libre que tengas en el transcurso de la semana para así disfrutar del día y desconectarte del trabajo.
Las mejores herramientas para la administración del tiempo
Ahora que ya hemos visto los mejores hacks para aumentar tu productividad personal. Ha llegado el momento de ver algunas herramientas que te ayudarán a mejorar la administración del tiempo.
Descubre las mejores #herramientas gratis para #administrar bien tu tiempo 💻📱 Clic para tuitearTrello – el mejor organizar de tareas
Desde hace mucho tiempo esta aplicación se ha convertido en mi herramienta favorita para organizar tareas. Ya que Trello me permite trabajar haciendo uso de la metodología Kanban. Que como viste en el vídeo anterior te permite separar las tareas en tres columnas, las cuales son: pendientes, en proceso y terminadas.
Otro punto a favor de Trello es que dispone de aplicaciones para iOS y Android. Lo que me permite gestionar mi lista de pendientes desde el móvil. Teniendo la opción de poder agregar nuevas tareas a la lista sin necesidad de encender el ordenador.
Si trabajas con varias personas. Trello también puede ser para ti una herramienta muy útil. Ya que permite acelerar el flujo de trabajo a la hora de trabajar en campañas y proyectos dentro de la empresa.
Visita aquí – el sitio de Trello
Evernote – un potente block de notas
En el caso de Evernote nos encontramos con una herramienta simple y potente que te permite guardar y organizar la información. A fin de poder leer la misma cuando tengas tiempo libre.
Lo fabuloso de esta aplicación es que también da la opción de realizar anotaciones. Por lo que podrás comentar todos aquellos puntos que más han llamado tu atención dentro de un documento. Pudiendo luego utilizar esas anotaciones en tu trabajo.
Desde luego si buscas una alternativa a Evernote también podrás usar Pocket. La cual es una herramienta gratuita de la que escribo en este artículo.
Visita aquí – el sitio de Evernote.
Google Keep – crear notas y listas fácilmente
Para efectuar anotaciones rápidas, Google Keep es una herramienta fantástica. Que suele usar cuando estoy desarrollando mi lista de pendientes, las cuales luego incluiré en Trello.
Además, estás debo mencionar que Google Keep también da la opción de crear listas de pendientes más tradicionales. Por lo que si estás funcionan bien para ti y no estás interesado en probar la metodología Kanban entonces esta aplicación puede llegar a convertirse en tu herramienta de productividad personal favorita.
Visita aquí – el sitio de Google Keep.
Infografía sobre como mejorar tu productividad personal
Desde luego, sobre este el tema de productividad personal se ha escrito mucho en los últimos años. Por lo que me gustaría rescatar una infografía publicada por Soy Entrepreneur. En donde se nos muestra 11 cosas que la gente super productiva hace diferente.
Libros para mejorar tu productividad
En caso de que estés interesado en ampliar tus conocimientos sobre productividad personal. A continuación te dejo una colección de libros de alta calidad que podrás adquirir a través de Amazon.
- El poder de los hábitos de Charles Duhigg.
- El efecto compuesto de Darren Hardy.
- El ejecutivo eficaz de Petter F. Drucker.
- Enfócate de Cal Newport.
- Organízate con eficacia de David Allen.
- El principio 80/20 de Richar Koch.
- Mañanas milagrosas de Hal Elrod.
- The power of full engagement de Jim Loehr.
- The slight edge de Jeff Olson.
Consejos que te ayudarán a ser productivo
Antes de despedirme me gustaría compartir contigo una serie de ideas o consejos relacionadas con la gestión eficaz del tiempo. Y como seguir adelante a pesar de no lograr los objetivos planteados.
- Si no has logrado realizar todas las tareas pendientes del día. No te preocupes ni te afanes pues a todos nos suele pasar en más de una ocasión. Por lo que te recomiendo seguir adelante y buscar ser productivo.
- Haz del día lunes el pilar de tu productividad personal. Tomando parte del día para enlistar las tareas pendientes y proyectos en los que deberás trabajar a lo largo de la semana.
- Establece metas realistas basándose en el tiempo que tengas disponible. Ya que muchas personas se suelen desanimar cuando hacen enormes listas de metas y tareas pendientes que luego se deja a medias por falta de tiempo.
Espero que estos hacks y herramientas para aumentar tu productividad personal te sean de gran ayuda dentro de tu trabajo, ministerio y estudios.
Recuerda que si tienes algún truco secreto o herramienta que te gustaría compartir con la comunidad. Puedes hacerlo a través de los comentarios.
